Powszechne pomyłki w kierowaniu projektami

Z jakiego powodu kierowanie firmowymi projektami jest niewystarczająco skuteczne? To pytanie zadaliśmy ekspertom. W tym artykule przybliżamy typowe przykłady nieproduktywności w czasie prowadzenia projektu.

Co jest najczęstszą przyczyną braku sukcesu w projekcie? – Czasem widzimy, że projekt na papierze odniósł sukces ale przez nieekonomiczne podejście nie ma szans się zwrócić – stwierdza Witold Mockalło z firmy doradczej Training Projects.

To lista najczęstszych zaniedbań spisana przez Training Projects:
• Niepotrzebne zużycie zasobu (np. maszyn czy sprzętu)
• Zbyt długo trwające zebrania zespołu projektowego
• Prowadzenie własnych analiz i badań mimo, iż dostępne są na rynku gotowe opracowania.
• Każdy członek zespołu projektowego otrzymuje nowe wizytówki lub inne podobne gadgety
• Doradcy, którzy są uczestnikami zebrań nie wnoszą świeżego spojrzenia, nowych pomysłów
• Wszystkie decyzje podejmuje się w całym zespole – nawet te mało istotne.
• Zespół projektowy zawsze musi posiadać osobne pomieszczenie do wspólnejpracy
• Zatrudniani są nowi pracownicy z zewnątrz do każdego projektu
• Brak dyskusji nad nowymi pomysłami
• Niezależnie od efektów pracy szefowi projektu odgórnie przysługuje premia
• Nie wszystkie informacje docierają do osób, dla których są kluczowe
• Przydzielanie z góry zadań konkretnych osób bez możliwości ich zmian w trakcie trwania projektu
• Brak optymalizacji budżetu pod potrzeby a w konsekwencji przyznanie projektowi zbyt wysokiego budżetu.
• Nadmierna korespondencja związana z projektem zasypująca członków projektu
• Zamawianie zasobów w ilości przekraczających zapotrzebowanie np. papieru, części, składników
• Części i zamawiane segmenty bywają czasem zbyt wysokiej jakości
• Zaangażowanie całego kierownictwa w projekt – marnowanie czasu kluczowych menedżerów
• Po zakończeniu projektu nie wyciąga się odpowiednich wniosków, które można zastosować w przyszłości
• Zbyt obszerna dokumentacja jak na potrzeby projektu
• Niszczenie dokumentacji projektu po jego zrealizowaniu
• Przydzielenie tych samych obowiązków dwóm członkom zespołu
• Kontrola projektu obejmuje wszystkie etapy, zadania, decyzje
• Każdy manager projektu rozliczany jest osobno z efektów pracy
• W firmie istnieje znacząca rotacja pracowników
• Brak bazy danych obejmującej procedury projektowe
• Wymaganie od pracowników wykonywania tylko powierzonych ich ściśle zadań
• Project manager posiada bez limitu do swojej dyspozycji dobra takie jak komputer, telefon czy samochód
• Komunikacja między poszczególnymi komórkami jest nieefektywna gdyż odbywa się za zasadzie pisania pism
• Efekty końcowe projektu bywają rozbieżne od tych oczekiwanych
• Nikt nie planuje w Schemacie Gantta, MS Project, CPM, PERT lub podobnym narzędziu
• Marnowanie zasobów – po zakończeniu projektów zostaje ich nadmierna ilość, której nie ma jak wykorzystać

Dodajmy tu jednakowoż, że roli menedżera projektu nie da się tak po prostu wyuczyć się na weekendowym albo i nawet tygodniowym warsztacie – mówi Anna Niemczyk, która zajęcia z kierowania projektami organizuje już od dwudziestu lat. – Kształtowanie osobistej postawy szefa i lidera to zakrojony nieraz na dekadę projekt. Prawdę mówiąc to dość drogie szkolenie wielu z nas mogłoby zamienić na niedrogi warsztat e-learning za pięćdziesiąt złotych. Wielokrotnie bardziej priorytetowa będzie motywacja i regularność w eksperymentowaniu stosowania poznanych wytycznych zarządzania projektami.